Manajemen Waktu

Kata evaluasi berasal dari bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (John M. Echols dan Hasan Shadily: 1983). Evaluasi adalah proses penilaian. Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau manfaatnya. Waktu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau berlangsung. Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah keadaan/kejadian, atau bisa merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian.  Jadi mengevaluasi waktu berarti kita akan mengevaluasi hal-hal yang telah dan kelak akan dilakukan.

Evaluasi Pemanfaatan Waktu Sehari

Untuk mengenali bagaimana cara memanfaatkan waktu dalam sehari, maka kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri, antara lain:

1. Berapa jam yang digunakan untuk melakukan perencanaan?
2. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk bekerja optimal?
3. Berapa jam yang digunakan untuk membaca, memahami, dan berbagi atas suatu pengetahuan dan pengalaman (belajar)?
4. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat bekerja dan pulang kembali ke rumah?
5. Berapa jam yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai (sejenak)?
6. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga?
7. Dan berapa jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar (Personal Social Responsibility)?

Dengan melakukan evaluasi manajemen waktu, maka kita dapat mengenali bagaimana penggunaan waktu dalam sehari sehingga dapat menemukan hal-hal mana saja yang menurut kita berlebihan porsi waktunya (misalnya makan terlalu lama, ngobrol yang tak perlu dan lain sebagainya) dan mana yang kekurangan porsinya (misalnya membaca Quran, mempelajari teknik-teknik baru untuk memudahkan penyelesaian tugas). Hal ini menegaskan pula mengenai pengefektivan waktu yang digunakan,karena selain dalam surat Al’ashr, Alloh SWT juga berfirman dalam surat Thaha ayat 130 :

“Maka sabarlah kamu atas apa yang mereka katakan, dan bertasbihlah dengan memuji Tuhanmu, sebelum terbit matahari dan sebelum terbenamnya dan bertasbih pulalah pada waktu-waktu di malam hari dan pada waktu-waktu di siang hari, supaya kamu merasa senang,”

Penyita Waktu Terbesar

Berapa banyak waktu yang dimiliki siswa terbaik atau mahasiswa terbaik dalam sehari? 24 jam. Berapa banyak waktu yang dimiliki oleh orang – orang besar, seperti ilmuwan penemu listrik Thomas Alva Edison, dalam sehari? 24 jam. Semua orang memiliki waktu yang sama : 24 jam sehari, 168 jam seminggu, 672 jam sebulan, dan seterusnya. Bila sumber daya waktu ini dianugerahkan sama persis kepada semua orang, lantas kenapa pencapaian orang bisa begitu berbeda? Salah satu kuncinya adalah manajemen waktu. Kebanyakan orang tidak sadar bagaimana mereka mengisi waktu. Mereka terus saja mengeluh tidak punya cukup waktu. Padahal bisa jadi waktu mereka sebenarnya diisi dengan hal – hal yang tidak bermanfaat. Maka, langkah pertama dari manajemen waktu ini adalah dengan memantau penggunaan waktu kita. Penyita waktu manusia, disadari atau tidak adalah waktu untuk tidur dan berkomunikasi. Komunikasi di sini, adalah penggunaan media yang tidak bermanfaat, seperti bergumul di social network(Facebook, twitter, dll). Komunikasi yang digunakan tidak sia-sia jika memang digunakan untuk hal-hal yang positif dan bersifat publikatif. Bukan bermain semata.Tidurnya manusia juga menjadi penyita waktu terbanyak, karena rata-rata 7 jam setiap hari dilewati dengan tertidur. Bisa kita hitung 7 jam perhari, berarti dalam 1 bulan, manusia tidur sebanyak 210 jam. Begitu seterusnya.

Mengelola waktu secara produktif

Strategi Untuk menyusun Jadwal

Selanjutnya dalam memudahkan kita mengambil langkah perlangkahnya untuk manajemen waktu ini, tentunya kita memerlukan strategi dalam menyusun jadwal agar lebih efektif. Berikut adalah strategi yang dapat kita pakai dalam menyusun jadwal mingguan.

a. Buat daftar kegiatan yang hendak dikerjakan

b. Buat skala prioritas dari setiap kegiatan

c. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap kegiatan

d. Alokasikan waktu untuk tiap kegiatan

e. Evaluasi penerapan jadwal

Penjelasan untuk point (a) adalah sebagai berikut.

a. Buat daftar kegiatan yang hendak dikerjakan

* Tuliskan Aktivitas Tetap

Mulailah mengisi jadwal mingguan dengan mengisikan aktivitas tetap. Termasuk dalam aktivitas tetap adalah kuliah, praktikum, makan, tidur, pertemuan/rapat rutin di organisasi/ekstrakurikuler, ibadah.

* Tambahkan Waktu Belajar Tetap

Kita perlu memberikan waktu yang memadai untuk waktu belajar mandiri bagi setiap SKS mata kuliah yang diambil. Waktu belajar mandiri digunakan untuk membaca ulang bahan, mengerjakan tugas, dan membuat alat bantu belajar. Sebagai acuan awal gunakan rasio 2 banding 1, yaitu 2 jam belajar mandiri untuk setiap SKS. Ada pelajaran yang memerlukan lebih dan ada pula yang kurang, kita dapat fleksibel dengan angka ini.

Namun perlu diingat bahwa dengan berjalannya waktu dan bahan kuliah yang semakin banyak, kita akan membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk membaca ulang, membaca ulang dan membaca ulang bahan kuliah untuk minggu ini, minggu lalu atau minggu sebelumnya. Kita perlu membuat alat bantu belajar untuk dipergunakan pada waktu mengulang yang akan datang. Kita pun perlu menduga soal dan waktu untuk mengerjakannya.

Pertimbangkan kiat – kiat berikut pada saat kita menyusun waktu belajar tetap :

• Mulailah mengisi belajar tetap pada waktu yang paling mudah bagi kita untuk berkonsentrasi, misalnya pagi jam 04.00 – 06.00 dan malam jam 21.00 – 23.00. Gunakan waktu ini untuk mata kuliah yang “berat” dan tidak kita sukai. Waktu siang diantara dua kuliah dapat kita pakai untuk mata kulaih yang tidak terlalu berat.
• Rencanakan waktu belajar dalam blok waktu 50 menit. Waktu yang terlalu pendek belum sampai menyebabkan kita benar – benar terlibat dengan bahan yang dipelajari. Bila kita belajar lebih dari 50 menit, pemahaman, konsentrasi, dan kemampuan mengingat akan turun. Setelah satu blok 50 menit, kita dapat mengambil istirahat 10 menit. Distribusikan waktu belajar mandiri ini setiap hari sepanjang minggu.
• Hindari belajar secara maraton, katakan 7 – 8 jam sekaligus. Kita dapat belajar dalam 3 blok masing – masing 50 menit, satu blok berikutnya kita dapt melakukan hal yang ringan misalnya merapikan buku – buku, membersihkan kamar, selanjutnya kembali dengan belajar. jikas kita memiliki blok waktu yang sangat panjang, hindari menggunakannya untuk satu mata kuliah, pakailah untuk mata kuliah yang berbeda.

Pada masing – masing waktu belajar buatlah sasaran yang realistik.

* Tambahkan Waktu Belajar Fleksibel

Selain waktu belajar tetap, kita perlu menjadwalkan waktu belajar fleksibel. Ini akan sangat berguna sebagai jaring pengaman bila kita tidak dapat menyelesaikan tugas atau pekerjaan rumah pada waktu belajar tetap. Pada awal semester, mungkin kita belum perlu jam belajar mandiri yang banyak, waktu belajar fleksibel dapat kita jadikan waktu bebas.

Setelah mengisi aktivitas tetap, waktu belajar tetap dan waktu belajar fleksibel yang tetap tiap minggu, kita dapat membuat jadwal mingguan baru sebelum menambahkan kegiatan lain pada jadwal.

* Tambahkan Waktu Untuk Kegiatan Ekstrakurikuler Dan Kegiatan Pribadi

Kegiatan ekstrakurikuler penting untuk melatih kita berorganisasi dan bekerjasama. Jadi, luangkan waktu untuk kegiatan ini. Namun jangan lupa tugas utama kita saat ini adalah belajar. jangan lupa juga memasukkan tugas – tugas yang sifatnya pribadi seperti membersihkan kamar, mencuci baju dan lain – lain.

* Tambahkan Waktu Untuk Rileks

Tentu saja kita perlu waktu untuk bersantai. Agar tidak lepas kendali, ada baiknya waktu untuk keperluan ini pun kita rencanakan.

b. Buat skala prioritas dari setiap kegiatan

Untuk mengoptimumkan penggunaan waktu, kita perlu membuat skala prioritas dari seabrek kegiatan yang harus kita lakukan. Setelah semua kegiatan didaftarkan, golongkan mereka berdasarkan skala prioritas kita. Misalnya, angka 1 untuk kegiatan – kegiatan yang dianggap paling penting. Angka 2 untuk kegiatan yang tikda begitu penting dan seterusnya. Tidak ada kata benar atau salah dalam mengurutkannya karena memang setiap diri kita memiliki prioritas yang berbeda dalam hidup. Mungkin untuk si A kegiatan bersama keluarga adalah yang paling penting sedang untuk si B kegiatan organisasi sangat penting untuk didahulukan. Terserah saja. Yang penting buatlah skala prioritas yang memang sesuai dengan visi dan misi hidup kita. Dan yang tak kalah penting, tentu saja harus realistis.Kita tidak bisa mengikuti rasa malas dan menaruh belajar di papan bawah. Kalau mau lulus dengan baik, tentu saja kita perlu menempatkannya walau tidak harus menjadi prioritas pertama. Sekali lagi, semua tergantung diri kita masing -masing. 

c. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap kegiatan

Waktu yang kita butuhkan untuk tiap kegiatan dapat diperkirakan dari pengalaman – pengalaman kita sebelumnya. Hanya saja untuk tiap aktivitas kita patut bertanya :

* Apakah pengerjaannnya selama ini sudah efisien?

* Apakah kita dapat mengerjakannya dengan lebih cepat?

* Apa yang dapat kita lakukan untuk dapat mengoptimalkan aktivitas tersebut?

Untuk kegiatan – kegiatan tertentu seperti mengerjakan tugas, ada baiknya kita memberikan waktu tambahan. Jadi, kalau kita memperkirakan tugas tersebut dapat selesai dalam waktu 2 jam, kita bisa menambahnya setengah jam. Hal ini dapat dipertimbangkan karena memang ada hal – hal tertentu yang punya kecenderungan molor waktu pengerjaannya. Terutama kegiatan yang memiliki tingkat kerumitan tinggi atau berhubungan dengan orang lain. Selain itu, kita perlu realistis dalam memperkirakan waktu pengerjaan. Misalnya saja, untuk ujian Kimia Dasar minggu ini kita hanya menyediakan waktu belajar 2 jam. Padahal bahannya saja sampai 4 bab dan kita belum pernah membacanya sama sekali. Tentu tidak realistis kalau di saat yang sama kita juga menginginkan untuk mendapat nilai A. 

d. Alokasikan waktu untuk tiap kegiatan

Amati diri sendiri. Apakah kita tipe orang yang bisa berkonsentrasi di pagi hari ataukah tipe yang lebih suka bekerja di malam hari? Tiap orang memiliki waktu puncak produktif yang berbeda – beda. Kita harus bisa memanfaatkan sebisa mungkin waktu produktif itu untuk hal yang memang menuntut konsentrasi tinggi seperti belajar misalnya. Sedang waktu dimana kita cenderung sering melamun dapat dipakai untuk kegiatan lain misalnya saja mencuci pakaian atau membereskan kamar.

e. Evaluasi penerapan jadwal

Setelah selesai minggu kedua, mungkin sekali kita menemukan masih adanya selisih yang cukup besar antara pemakaian waktu yang kita rencanakan dan yang kita pantau. Penyebab perbedaan ini kemungkinan besar pada belum terbiasanya kita mengikuti rencana, cobalah untuk terus berdisiplin terhadap rencana kita.

Setelah beberapa bulan boleh jadi kita merasa perlu untuk melakukan siklus pemantauan dan perencanaan waktu, kita juga dapat melakukan evaluasi untuk selanjutnya dapat menyesuaikan perencanaan waktu.

Bila kita telah dapat menjadikan manajemen waktu sebagai kebiasaan, tidak hanya sekedar teknik, maka kita akan memperoleh manfaatnya pada jangka panjang, yaitu kita akan memiliki kesadaran atas pemanfaatan waktu yang efektif.